Als HR-medewerker ben je vaak degene die de leiding heeft over het ziekteverzuim en de re-integratie van medewerkers. De Wet verbetering poortwachter (Wvp) verplicht werkgevers en werknemers om samen te werken aan een snelle en verantwoorde re-integratie bij ziekte, met als doel langdurig verzuim te voorkomen door middel van duidelijke stappen en tijdige actie.
*Aan de inhoud van dit artikel kunnen geen rechten worden ontleend. Hoewel we streven naar de meest actuele en accurate informatie, kan de wetgeving veranderen en zijn de specifieke omstandigheden van elke situatie verschillend. Raadpleeg bij twijfel altijd een deskundige of juridisch adviseur.
Onderstaande tijdlijn biedt een overzicht van belangrijke stappen en deadlines, met praktische tips om het proces als HR-professional efficiënt te doorlopen.
Stel een verzuimprotocol op waarin duidelijk staat vermeld wat er van zowel de werknemer als de werkgever wordt verwacht tijdens een verzuimperiode. Laat dit protocol bij aanvang altijd door de werknemer ondertekenen, zodat er tijdens het verzuim geen verwarring ontstaat over de procedure en de werknemer niet kan aangeven niet op de hoogte te zijn van bepaalde stappen of informatie.
Daarnaast is het van belang om je leidinggevenden goed te informeren over verzuim, aangezien zij vaak het eerste aanspreekpunt voor medewerkers zijn. Zorg dat zij bijvoorbeeld via een workshop op de hoogte worden gebracht van de ziekmeldingsprocedure, wat zij wel en niet mogen vragen aan een medewerker, de verschillende vormen van verzuim en hoe zij het beste kunnen reageren op (ongeoorloofde) ziekmeldingen. Op deze manier kunnen sommige ziekmeldingen zelfs worden voorkomen.
Zodra je weet, of het vermoeden hebt, dat het verzuim langdurig kan zijn, vraag dan zo snel mogelijk een gesprek aan bij de arbodienst of bedrijfsarts. Hoe eerder je dit doet, hoe beter: vanwege de wachttijden kan het gesprek namelijk niet altijd direct of in dezelfde week plaatsvinden, en soms pas over twee weken worden ingepland. Zo verklein je het risico dat de probleemanalyse (in week 6) te laat wordt opgesteld.
Zet reminders in je agenda (en die van de leidinggevende) om de probleemanalyse (week 6) en het plan van aanpak (week 8) tijdig bij het UWV aan te leveren. De arbodienst begeleidt je gedurende het verzuim, maar is niet verantwoordelijk voor het aanleveren van de stukken bij het UWV. Zorg dat je dit niet te laat aanlevert; dat kan namelijk nadelige gevolgen hebben voor de opbouw van het re-integratiedossier en de rest van de verzuimperiode.
Maak de administratieve melding richting het UWV. Houd hierbij rekening met de juiste registratie van de eerste ziektedag. Deze verschuift als er sprake is van een volledige terugval binnen vier weken na betermelding.
Mocht er sprake zijn van of uitzicht zijn op een tweede spoor, zet dit proces dan tijdig in gang (rond week 40 tot 42). Onthoud dat als de re-integratie via het tweede spoor mislukt, de voormalige werkgever verantwoordelijk blijft. In het eerste jaar is gekeken of de medewerker zijn huidige of andere beschikbare functie binnen de organisatie kan invullen (spoor 1). Is dit niet mogelijk geweest of is de medewerker niet (volledig) gere-integreerd, dan moet worden gezocht naar een passende functie buiten de organisatie. Dit wordt het tweede spoor genoemd.
Na ongeveer één jaar en uiterlijk in week 52 vullen medewerker én werkgever een eerstejaarsevaluatie in. Samen met de medewerker bespreek je hoe de re-integratie in het eerste ziektejaar is verlopen en wat de medewerker nodig heeft om weer volledig aan het werk te gaan. Werkgever en werknemer blikken samen terug op het plan van aanpak (en eventuele bijstellingen daarvan). Soms kan het nodig zijn om het plan van aanpak (opnieuw) bij te stellen. Samen bespreek je de mogelijkheden voor het tweede ziektejaar. Na het eerste ziektejaar ontvangt de medewerker 70% van zijn of haar laatstgenoten loon wegens ziekte. De korting kan alleen plaatsvinden over de uren die de medewerker nog niet kan hervatten.
Tussen week 78 en 86 plan je de medewerker in bij de bedrijfsarts voor een actueel oordeel. De bedrijfsarts beoordeelt tijdens dit oordeel hoe de situatie van de medewerker op dat moment is. Er wordt gekeken naar de huidige belastbaarheid van de medewerker en de verwachtingen over eventuele verbetering in de toekomst. Het opstellen van een actueel oordeel kan voor een bedrijfsarts veel tijd in beslag nemen, dus plan de afspraak ruim op tijd in.
In week 88 ontvangt de medewerker een brief van het UWV. Daarin staat wat een medewerker moet doen om straks een WIA-uitkering te krijgen.
Tussen week 86 en uiterlijk week 91 plan je met de medewerker een eindevaluatie in. Tijdens een eindevaluatie blik je samen terug op de afgelopen twee jaar. Hoe hebben jij en de medewerker aan de re-integratie gewerkt? En zijn de afgesproken re-integratieactiviteiten volgens het plan van aanpak (of eventuele bijstellingen daarvan) verlopen? De uitkomsten van deze evaluatie vormen het laatste onderdeel voor het re-integratieverslag, dat nodig is om door te geven aan het UWV bij het beoordelen van een mogelijk WIA-uitkering.
Indien er sinds de eerste ziektedag geen arbeidsmogelijkheden zijn geweest, en dit vermeld staat in de probleemanalyse én het actueel oordeel, dan hoeft er geen eindevaluatie gemaakt te worden.
Stuur alle onderdelen – de probleemanalyse, het plan van aanpak, eventuele bijstellingen, de eerstejaarsevaluatie, de eindevaluatie en het actueel oordeel – uiterlijk in week 91 naar het UWV.
Uiterlijk vóór het einde van week 93 vraagt de medewerker zelf een WIA-uitkering aan. Dit kan via een DigiD of per post. Om de aanvraag compleet in te dienen bij het UWV, heeft de medewerker een volledig re-integratieverslag nodig.
Binnen het eerste spoortraject (spoor 1) wordt gekeken of een medewerker kan terugkeren in zijn eigen functie of aangepast werk binnen de organisatie. Denk aan het aanpassen van werkzaamheden, werktijden of werkplekvoorzieningen.
Is dit (deels) niet mogelijk, dan moet je als werkgever tijdig spoor 2 inzetten: een re-integratietraject gericht op passend werk bij een andere werkgever. Spoor 2 mag al gestart worden vanaf week 8 en moet uiterlijk in week 52 zijn ingezet, als duidelijk is dat spoor 1 niet haalbaar is. Leg deze keuze altijd goed vast in het re-integratieverslag.
Let op: bij spoor 2 draait het niet alleen om zoeken naar ander werk, maar ook om de juiste begeleiding. Denk aan scholing of omscholing, assessments, loopbaanbegeleiding en sollicitatiecoaching. Het UWV beoordeelt ook deze inspanningen.
En vergeet niet: zelfs als de medewerker via spoor 2 re-integreert bij een andere werkgever, blijft de oorspronkelijke werkgever verantwoordelijk voor het naleven van de Wet verbetering poortwachter.
Door deze stappen zorgvuldig te volgen en tijdig actie te ondernemen, zorg je ervoor dat het re-integratietraject volgens de Wet Verbetering Poortwachter op de juiste manier verloopt. Het opbouwen van een compleet re-integratiedossier is essentieel om aan te tonen dat je als werkgever aan je verplichtingen hebt voldaan. Heb je twijfels of vragen? Schakel dan tijdig de hulp in van een arbodienst of arbeidsdeskundige om het proces goed te begeleiden.
Liever een visueel overzicht van alle stappen in de Wet verbetering poortwachter?
Download onze handige tijdlijn-sheet en zie in één oogopslag wat je wanneer moet regelen.
Werk je als HR-consultant bij True Blue? Dan sta je er nooit alleen voor. Bij vragen over onderwerpen zoals verzuim kun je altijd sparren met collega’s. Zo blijf je scherp, samen.
👉 Nieuwsgierig naar hoe het is om bij ons te werken? Bekijk onze vacatures in HR of lees meer op onze HR-pagina.
